默默堅(jiān)守?fù)?dān)使命，砥礪前行再奮蹄——記學(xué)?！叭珖?guó)示范數(shù)字檔案室”服務(wù)團(tuán)隊(duì)

近日，我校數(shù)字檔案室獲批“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”，標(biāo)志著我校數(shù)字檔案室建設(shè)達(dá)到國(guó)內(nèi)一流水平。榮譽(yù)的取得是全體檔案工作人員多年來(lái)?yè)?dān)當(dāng)作為、默默堅(jiān)守的結(jié)果。下面讓我們一起聆聽(tīng)“輕工大檔案人”的故事。

一枚簽章，改變服務(wù)理念

在傳統(tǒng)檔案管理理念和模式下，要想調(diào)閱一份學(xué)生檔案，需要攜帶介紹信、有關(guān)證件等材料，親自到檔案館，經(jīng)檔案管理人員查詢(xún)后，方可將有關(guān)檔案材料帶離，完成檔案調(diào)閱。正常情況下，跑個(gè)兩三趟是難免的，若是身在外地，就更加麻煩。如果有一枚電子簽章，這一切將完全改變。但是，大家已經(jīng)習(xí)慣了紙質(zhì)材料簽字蓋章，對(duì)這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代新產(chǎn)物的安全性存在疑慮。時(shí)任館長(zhǎng)管洲教授親自帶領(lǐng)同事先后赴華南理工大學(xué)、江西財(cái)經(jīng)大學(xué)等多家單位調(diào)研。有一次好不容易約到某審計(jì)局檔案工作負(fù)責(zé)人，為了不錯(cuò)失學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，他們立即出發(fā)，買(mǎi)不到高鐵票就買(mǎi)了站票，在普快餐車(chē)上蹭了十來(lái)個(gè)小時(shí)，結(jié)束之后當(dāng)天下午又匆匆返回，繼續(xù)投入工作。經(jīng)過(guò)走訪(fǎng)調(diào)研，形成1萬(wàn)余字的調(diào)研報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明了電子簽章用于檔案管理的優(yōu)勢(shì)與必要性，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持推動(dòng)下，學(xué)校電子簽章順利落地?？ú弊拥亩曼c(diǎn)打通后，既可實(shí)現(xiàn)檔案在線(xiàn)采集、歸檔、查詢(xún)等服務(wù)，為全國(guó)示范數(shù)字檔案室通過(guò)驗(yàn)收提供必要條件，同時(shí)為學(xué)校推進(jìn)“一網(wǎng)通辦”“電子發(fā)文”打下了基礎(chǔ)。原來(lái)需要人員往返、溝通交流的學(xué)歷查詢(xún)、檔案調(diào)閱等事項(xiàng)，現(xiàn)在只需要一個(gè)電話(huà)、一個(gè)郵件即可辦理。特別在疫情期間，交通出行受限的情況下，檔案館董麗麗、劉丹心和劉亞楠等老師加班加點(diǎn)，為考研復(fù)試、學(xué)生出國(guó)、畢業(yè)生就業(yè)、參軍入伍、校友提干等遠(yuǎn)程提供檔案查詢(xún)服務(wù)300余次。如果沒(méi)有這枚電子簽章，疫情期間就無(wú)法及時(shí)提供這些服務(wù)，可能會(huì)影響師生校友前程。許多享受到此項(xiàng)便利的校友激動(dòng)地說(shuō)：“多虧母校及時(shí)給我們提供檔案材料，解決了我們的燃眉之急，不然我們將失去改變命運(yùn)的機(jī)會(huì)，我為母校的發(fā)展感到驕傲，衷心祝愿母校越來(lái)越好?！币幻峨娮雍炚碌耐菩?，撬動(dòng)了整個(gè)服務(wù)理念的改變。

一套系統(tǒng)，創(chuàng)新服務(wù)方式

2015年，我校入選了國(guó)家檔案局首批數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)單位，能否建成全國(guó)示范數(shù)字檔案室，關(guān)鍵在于一套符合要求的檔案管理系統(tǒng)。但是，經(jīng)過(guò)多次考察、試用對(duì)比，當(dāng)時(shí)市場(chǎng)上的檔案管理系統(tǒng)均不能滿(mǎn)足高校數(shù)字檔案室建設(shè)的需求。檔案館楊朝欽老師說(shuō)：“為之則易，不為則難，沒(méi)有我們就自己干，與軟件公司合作開(kāi)發(fā)?！睂W(xué)歷史出身的楊朝欽無(wú)疑是軟件開(kāi)發(fā)“門(mén)外漢”，其中困難可想而知。為了解決這一難題，他從系統(tǒng)運(yùn)行、功能實(shí)現(xiàn)、系統(tǒng)維護(hù)等方面不斷學(xué)習(xí)，反復(fù)與軟件公司溝通，歷時(shí)兩年，終于推出了第一代輕工大定制版檔案管理系統(tǒng)。為了精益求精、完善系統(tǒng)，他又跑到國(guó)家檔案局現(xiàn)場(chǎng)演示系統(tǒng)，征求專(zhuān)家建議，不斷悉心打磨。經(jīng)過(guò)他們的不懈努力，這套經(jīng)軟件公司和輕工大人千錘百煉的檔案管理系統(tǒng)終于建成，不但為學(xué)校建設(shè)全國(guó)示范數(shù)字檔案室提供了核心支撐，也成為其他高校爭(zhēng)相學(xué)習(xí)的對(duì)象，真正樹(shù)立了全國(guó)高校數(shù)字檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的典范。

一支隊(duì)伍，點(diǎn)亮服務(wù)形象

檔案館的展廳陳列著建校40余年來(lái)的特色成果，是學(xué)校對(duì)外宣傳的一個(gè)重要窗口。展廳建成之初，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)講解人員，在主管副校長(zhǎng)方少明的關(guān)心指導(dǎo)下，管洲和郭彩峰老師在相關(guān)院系支持下從學(xué)生中精選一批優(yōu)秀苗子，拉起了一支學(xué)生講解員隊(duì)伍。利用國(guó)慶假期時(shí)間，請(qǐng)了專(zhuān)業(yè)老師進(jìn)行培訓(xùn)，他們跟著學(xué)生一起邊學(xué)邊練邊教。講解團(tuán)隊(duì)中有的學(xué)生感到練習(xí)強(qiáng)度太大，想打退堂鼓，可看到老師們都這么辛勤付出，言傳身教，也有了堅(jiān)持下去的動(dòng)力。經(jīng)過(guò)培訓(xùn)和反復(fù)演練，檔案館培養(yǎng)的首批講解員先后在更名大學(xué)、教學(xué)評(píng)估、文明單位復(fù)查等重大關(guān)頭，以出色的表現(xiàn)贏得了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家的好評(píng)。不僅如此，他們得益于管洲和郭彩峰老師的悉心培養(yǎng)，在求職就業(yè)、考研面試中表現(xiàn)突出，受到了用人單位和報(bào)考學(xué)校的青睞，在首批畢業(yè)的五名講解員中，有三名考上了研究生，其中兩名被澳大利亞昆士蘭大學(xué)等海外名校錄取。畢業(yè)后返回母校，他們飽含深情地說(shuō)：“是做講解員的經(jīng)歷改變了我們的人生軌跡，今后會(huì)繼續(xù)發(fā)揚(yáng)‘輕工大講解員精神’，為學(xué)校爭(zhēng)得更多榮譽(yù)”。

一份堅(jiān)持，彰顯服務(wù)初心

檔案收集、加工工作是檔案業(yè)務(wù)工作的活水源頭，紛繁復(fù)雜、環(huán)節(jié)眾多。為了使檔案收集工作做到全面、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況制定了檔案管理辦法、立卷歸檔規(guī)范、實(shí)物和榮譽(yù)類(lèi)檔案歸檔辦法等一系列規(guī)章制度，確保檔案能全面記錄、反映學(xué)校辦學(xué)的歷史軌跡。為此，王曉瑩和古西敏兩位老師經(jīng)常跑到各單位征集檔案，指導(dǎo)檔案員開(kāi)展工作，提高部門(mén)檔案歸檔的規(guī)范性。收集回來(lái)的紙質(zhì)檔案要經(jīng)過(guò)整理、編目、裝訂、立卷、掃描、錄入等工作程序，有時(shí)候?yàn)榱送晟迫表?xiàng)、漏項(xiàng)，還要多次溝通、補(bǔ)充。檔案工作在外人看來(lái)很枯燥，日復(fù)一日，年復(fù)一年與文件資料打交道，但他們確有不同的看法，王曉瑩和古西敏說(shuō)：“我們?cè)谧鲆患刻於疾灰粯拥氖虑?，每天?jīng)手的資料、實(shí)物、音頻、視頻等都是彌足珍貴的，只有把檔案工作做實(shí)做細(xì)做長(zhǎng)，后人才能了解學(xué)校發(fā)展的歷史，每個(gè)輕工大人的成長(zhǎng)軌跡才能得以珍藏。”

當(dāng)問(wèn)到大家今后有什么打算時(shí)，他們說(shuō)我們要牢記校黨委俞海洛書(shū)記的叮囑：“我們都是檔案人，每一位輕工大人都要通過(guò)自己的努力讓學(xué)校的檔案更加的充實(shí)，歷史更加厚重，事業(yè)更加出彩”；站在新的起點(diǎn)上，感到肩上的責(zé)任更重了，我們要繼續(xù)秉承“為之則易，不為則難”和“樸實(shí) 務(wù)實(shí) 扎實(shí)”的輕工大精神，珍惜榮譽(yù)、再接再厲，切實(shí)發(fā)揮好“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”典型帶動(dòng)作用，為推進(jìn)高水平輕工業(yè)大學(xué)建設(shè)提供有力支撐。（通訊員：劉欣）